В помощь депутату представительного органа МО

Методические рекомендации по оформлению и ведению документации представительных органов муниципальных образований Ленинградской области

Общие положения.

Настоящие рекомендации разработаны в соответствии с Уставом Ленинградской области, положениями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 года № 2534-VII «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан» (в редакции Указа ВС СССР от 4 марта 1980 года №1662-Х с изменениями от 2 февраля 1988 года) и другими государственными стандартами на унифицированные системы документации и устанавливает единые правила работы со служебными документами (далее - документы) и обращениями граждан. Рекомендации, основаны на положениях федерального и областного законодательства, уставов муниципальных образований Ленинградской области и устанавливают общие требования к работе служб документационного обеспечения и организации работы с документами в органах местного самоуправления муниципальных образованиях Ленинградской области. Организация работы с документами осуществляется структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению или соответствующим специалистом.

На указанных работников возлагается выполнение следующих обязанностей:

• приём и учёт поступающей корреспонденции, регистрация и учёт документов, подготовленных в постоянных комиссиях, аппарате и самим представительным органом муниципального образования;
• передача корреспонденции на рассмотрение руководству, а после получения указаний, непосредственному исполнителю;
• контроль за исполнением документов и поручений;
• ознакомление сотрудников с распорядительными и информационными материалами;
• систематическое информирование руководителя о состоянии исполнения документов и поручений;
• выдача депутатам и работникам аппарата дел и документов для работы, контроль за их возвратом;
• ведение и оформление дел в соответствии с номенклатурой, подготовка проекта номенклатуры дел на очередной год;
• подготовка и передача дел на архивное хранение, оформление акта об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

При оформлении документов должны соблюдаться правила, установленные законодательством и нормативными актами, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение, возможность обработки или поиска с помощью электронной техники.

I. Документация представительного органа муниципального  образования.

Деятельность представительного органа муниципального образования Ленинградской области обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Представительный орган муниципального образования, в соответствии с Уставом, компетенцией, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объёмом и характером взаимосвязей между другими органами и организациями принимает нормативные правовые акты.

1. Подготовка и оформление законодательных актов  представительного органа.

В соответствии со статьей 31 Устава Ленинградской области и областным законом «О порядке осуществления права законодательной инициативы органами местного самоуправления в Ленинградской области» (№ 38-оз от 1 декабря 1995 года) представительные органы местного самоуправления обладают правом законодательной инициативы. По статье 42 областного закона «Регламент Законодательного собрания Ленинградской области» необходимым условием для внесения проекта областного закона в Законодательное собрание является представление инициатором вместе с текстом проекта областного закона следующих документов: а) решение представительного органа о внесении проекта областного закона на рассмотрение Законодательного собрания; б) пояснительная записка с обоснованием необходимости принятия областного закона, включающая развернутую характеристику проекта закона, его целей и основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий принятия данного закона; в) справка о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования; г) предложения о разработке нормативных правовых актов, принятие которых необходимо для реализации данного закона; д) финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта закона, реализация которого потребует дополнительных материальных и иных затрат); е) сопроводительное письмо, подписанное руководителем представительного органа муниципального образования или главой муниципального образования, в котором перечисляются все прилагаемые документы; ж)  текст законопроекта предоставляется также и в электронной форме на дискете. 

Законопроект и сопроводительные материалы, представленные в Законодательное собрание с нарушением Регламента Законодательного собрания возвращаются инициатору для доработки.

Законопроект, подготавливаемый для внесения в Законодательное собрание, печатается шрифтом №14 на стандартных листах бумаги формата А4. В правом верхнем углу текстового поля печатается слово « Проект».

Законопроект имеет следующие реквизиты:

• Наименование  области - Ленинградская область - выделяется жирным шрифтом
• Наименование вида акта - областной закон - выделяется жирным шрифтом.
• Заголовок законопроекта отвечает на вопрос «О чём?» - «Об установлении границ муниципального образования город Сосновый Бор». В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо указывать причины изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения. - «О внесении изменений в областной закон «О собраниях (сходах) граждан в Ленинградской области» (в части определения понятия «конференция»).

В зависимости от содержания текст законопроекта может подразделяться части, разделы, главы, статьи. Статьи в свою очередь -  на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация частей в статье осуществляется арабскими цифрами. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта.

2. Подготовка и оформление протоколов и решений заседаний представительного органа и постоянных комиссий

Заседания Собрания представителей оформляются протоколом. Протокол - это документ, фиксирующий факт проведения заседания коллегиального органа, ход обсуждения поставленных вопросов и принятия решения по ним. Протокол составляется на основе записей, произведённых во время заседания, представленных тезисов, докладов и выступлений, справок, проектов решений. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями, на которых возложена подготовка тех или иных вопросов, в сроки определенные, представительным органом. Записи во время заседания органа, сбор материалов и подготовка текста возлагается на соответствующую службу или специалиста. Протокол должен быть готов не позднее  чем через три дня со дня проведения заседания. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. На протоколе ставиться дата проведения с порядковым номером заседания. Заголовком протокола является наименование коллегиального органа.

Например:

Протокол  №___ заседания Совета депутатов Горбунковского сельского поселения Ломоносовского муниципального  района от ______________ 2006 г.

Текст протокола состоит из вводной и основной частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего на заседании, присутствующих членов коллегиального органа, список приглашенных на заседание, а также инициалы, фамилия и должность ведущего протокол. На заседание комиссии могут быть приглашены эксперты, представители заинтересованных государственных, муниципальных органов и общественных объединения, а также средства массовой информации. В вводной части указывается повестка дня с подробным описанием всех вопросов, рассматриваемых на заседании и докладчиками по каждому вопросу. Вторая - основная часть протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня. Каждый раздел строится по форме: слушали - докладчик - выступили - решили. Например: Слушали: «О формировании бюджета муниципального образования Подпорожский район на 2006 год».

Докладчик: Н.М. Брусов
В обсуждении принимали участие: А.А. Петров, В.Р. Смирнов, Н.П. Сидоров.
А.А. Петров: «............................»
В.Р. Смирнов: «..........................»
Н.П. Сидоров: «..........................»

Решили:

1. Утвердить перспективный план работы Совета депутатов Лопухинского сельского поселения Ломоносовского муниципального района на 2006 год.

2. Контроль над исполнением данного решения возложить на постоянную комиссию по экономике и социальному развитию.

Каждый раздел оформляется с красной строки. В разделе «Слушали» указываются вопросы по повестке дня. В разделе «Докладчик» указывается тот, кто докладывает по вопросу (это может быть председательствующий на заседании, член постоянной комиссии, а также приглашенный). В разделе «В обсуждении принимали участие» указываются те, кто принимал участие в обсуждении вопроса, а также краткое изложение их выступлений. Допускается форма составления протокола, при которой фиксируется только принятые решения по соответствующим вопросам. В разделе «Решили» оформляется решение коллегиального органа по каждому конкретному вопросу повестки дня.

По вопросам, вносимым на заседание Совета депутатов или  заседание постоянной комиссии, Совет депутатов или постоянная комиссии принимает решения в рамках своей компетенции. Решение принимается открытым, тайным или поименным голосованием, в соответствии с Уставом муниципального образования, регламентом совета депутатов муниципального образования. Решение считается принятым, если за него проголосовали более половины от числа присутствующих на заседании (за исключением вопросов, при принятии которых требуется две трети от числа депутатов).

Например:

Р Е Ш Е Н И Е Совета депутатов Лопухинского сельского поселения Ломоносовского муниципального района от ___________________ № _______

О перспективном плане работы Совета депутатов Лопухинского сельского поселения Ломоносовского муниципального района на 2006 год

Заслушав информацию Председателя Совета депутатов Г.В. Кравайковской «О перспективном плане работы Совета депутатов Лопухинского сельского поселения Ломоносовского муниципального района на 2006 год», в соответствии с Регламентом и на основании Устава муниципального образования Лопухинского сельского поселения, Совет депутатов Лопухинского сельского поселения Ломоносовского муниципального района   р е ш и л:

1. Утвердить перспективный план работы Совета депутатов Лопухинского сельского поселения Ломоносовского муниципального района на 2006 год.

2. Контроль над исполнением данного решения возложить на постоянную комиссию по экономике и социальному развитию.

Председатель Совета депутатов Г.В. Кравайковская

Постоянные комиссии Совета депутатов оформляют свои заседания также протоколами. Решения постоянной комиссии оформляются в форме выписки из протокола, в которой указывается вопрос и решение, принятое по нему. Выписка из протокола делается на бланке постоянной комиссии.

Например:

Бланк постоянной комиссии ________________________________

Выписка из протокола заседания  постоянной комиссии по экономике и социальному развитию от 12 декабря 2002 года №15

СЛУШАЛИ: 1. О проекте перспективного плана Совета депутатов Лопухинского сельского поселения Ломоносовский муниципальный район на 2006 год

РЕШИЛИ: Одобрить перспективный план Совета депутатов Лопухинского сельского поселения Ломоносовский муниципальный район на 2006 год и рекомендовать Собранию представителей утвердить проект плана.

Председатель постоянной комиссии А.А. Иванов

Копии протоколов, решений и выписок из протоколов по необходимости рассылаются заинтересованным организациям и  должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Принятые решения доводятся до исполнителя в виде выписок из протоколов, которые заверяются печатью.

3. Подготовка и оформление документов председателя представительного органа.

Председатель в пределах своей компетенции издает приказы (распоряжения). Приказами (распоряжениями) оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы представительного органа. Приказ (распоряжение) - распорядительный документ, издаваемый в целях разрешения вопросов, не требующих коллегиального рассмотрения. Нумеруются распоряжения в пределах одного года. Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать основному содержанию. В тексте распоряжения при необходимости включается констатирующая часть, в которой излагаются цели и задачи предписываемых действий и основания, вызвавшие принятие документа. В распорядительной части указывается, кому и какие действия предписываются и в какие сроки. Текст распоряжения может иметь приложение.  Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

Наименование органа.
Наименование вида документа - приказ (распоряжение).
Дата и номер оформляются словесно-цифровым способом; номер состоит из знака № и порядкового номера приказа, например: 5 февраля 2006 г.      № 21; или  05.02.2006 №21.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Текст приказа может состоят из  двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами - « в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издаётся на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер, заголовок.  Преамбула завершается словом - «приказываю», которое печатается в разрядку. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Если приказ изменяет или отменяет ранее изданный документ, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

Последний пункт приказа может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Приказы (распоряжения) подписывает руководитель органа, а в его отсутствие лицо его замещающее. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). В приказ не включается пункт «Довести до сведения», т.к. подразделения или должностные лица,  до сведения которых доводится приказ, указываются в рассылке.

4. Работа с запросами депутатов

Депутатский запрос - это способ получения представительным органом муниципального образования информации или разъяснения по той или иной проблеме.

Что подразумевается под депутатским запросом? Депутатским запросом считается внесенное в письменной форме на рассмотрение представительного органа муниципального образо­вания и принятое представительным органом муниципального обра­зования обращение депутата (группы депутатов) по вопросам, имею­щим общественное значение.

В каких случаях депутаты используют право запроса? Депутатский запрос вносится по вопросам, имеющим обществен­ное значение. На этапе подготовки запроса целесообразно максимально исполь­зовать другие возможности, предоставленные депутату законодатель­ством, к которым можно отнести: право обращения депутата в орга­ны государственной власти Ленинградской области, органы местного са­моуправления, находящиеся на территории муниципального образо­вания, на предприятия и учреждения. Необходимость запроса очевидна, если другие средства исчерпа­ны и требуется поддержка представительного органа.

Кому принадлежит право запроса?          Запрос может быть внесен депутатом или группой депутатов в письменной форме. Запрос подписывается депутатом или, в случае его внесения от  группы депутатов, всеми депутатами.

Кому может быть адресован депутатский запрос? Депутатский запрос депутат вправе направлять руководителям органов государственной власти Ленинградской области, органов мест­ного самоуправления, расположенных на территории муниципаль­ного образования, предприятий, учреждений, организаций независи­мо от организационно-правовых форм и форм собственности, распо­ложенных на территории соответствующего муниципального образо­вания, по кругу вопросов, относящихся к ведению представительных органов местного самоуправления и входящих в компетенцию ука­занных органов, предприятий, организаций и учреждений и их долж­ностных лиц. Нормативным правовым актом представительного органа муни­ципального образования можно «наделить» депутатский запрос ря­дом отличительных черт, как то: - необходимость включения в повестку дня заседания представи­тельного органа и обязательного оглашения на заседании представи­тельного органа; - обязательность проведения обсуждения по запросу; - обязательность принятия решения представительного органа по запросу. Этим депутатский запрос существенно отличается от депутатских обращений, а также вопросов, критических замечаний и предложе­ний, высказанных на заседании представительного органа.

Когда и в какой форме делается запрос?             Порядок внесения депутатского запроса на рассмотрение на за­седание представительного органа муниципального образования це­лесообразно закрепить в нормативном правовом акте органа местно­го самоуправления. Для внесения депутатского запроса на федераль­ном и региональном уровне не установлено никаких сроков. Запрос может быть сделан депутатом или группой депутатов как заблаговре­менно, так и на самом заседании представительного органа. Желательно, чтобы запрос был сделан заблаговременно. Такой порядок дает возможность, во-первых, пригласить на заседание соот­ветствующее должностное лицо, во-вторых, должностному лицу или органу, к которому обращен запрос, обстоятельно подготовиться к ответу на заседании представительного органа, принять необходимые оперативные меры к устранению недостатков.

Письменная форма депутатского запроса На местном уровне возможно закрепление в нормативном право­вом акте определенной формы депутатского запроса. Например, де­путатский запрос может начинаться со слов: "Прошу (Ф.И.О.) огла­сить следующий запрос к должностному лицу или органу...". Далее приводятся факты, обстоятельства, которые вызвали необходи­мость у депутата, группы депутатов внести запрос. В конце подпись депутата или группы депутатов.

Рассмотрение депутатского запроса          В нормативном правовом акте органа муниципального образова­ния возможно закрепление следующего порядка рассмотрения депу­татского запроса. После оглашения запроса предоставляется возмож­ность руководителю органа или должностному лицу, которому адресо­ван запрос, дать ответ. На запрос обязано отвечать лицо, к которому он обращен (либо в его отсутствие - исполняющий его обязанности). Если запрос адресован к коллегиальному органу, то ответ по ре­шению этого органа дает один из его руководителей или членов.          В любом случае ответы на запрос депутата звучат только на засе­даниях представительного органа. Председательствующий на заседании представительного органа после ответа должностного лица на запрос выясняет у депутата(ов), внесшего(их) запрос, удовлетворен(ны) ли ответом, нет ли у него воп­росов к должностному лицу, не желает ли он дать пояснения; затем спрашивает у депутатов, есть ли необходимость открывать прения, или ответ принимается к сведению. Итогом обсуждения является решение представительного органа по запросу, в котором дается оценка положения дел, работы конкрет­ных органов и лиц, указание на выявленные недостатки и установле­ние сроков их устранения. На должностных лиц, подчиненных пред­ставительному органу и виновных в допущенных нарушениях, могут налагаться взыскания в порядке, установленном законодательством. Депутат или группа депутатов, которые обратились с запросом, могут представить проект решения представительного органа, о том, какую позицию, по их мнению, должен занять пред­ставительный орган в данном случае. Заранее подготовленный про­ект решения представительного органа поможет активнее провести обсуждение, и сила запроса повысится. Действенность запросов повышается и при обеспечении гласно­сти, постоянном внимании к ним представительного органа.

5. Работа с обращениями граждан

Работа с обращениями граждан в представительном органе ведется в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1986 года №2534-VII «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан». На канцелярию представительного органа, или лицо наделенного данными полномочиями, возлагается работа по регистрации, учету, обработке обращении граждан. Обращение граждан, направленные в адрес конкретного депутата, контролю не подлежат. После регистрации письма направляются Председателю представительного органа для рассмотрения и наложения резолюции, за исключения писем, адресованных в постоянные комиссии или конкретному депутату. Обращения граждан, рассмотренные Председателем представительного органа, в соответствии с его поручением направляются в подразделения исполнительного органа или депутату в течении трех дней, а содержание резолюции заносится в учетную карточку. Письма и обращения граждан рассматриваются исполнителем в срок до одного месяца со дня регистрации в канцелярии или в соответствии с резолюцией Председателя представительного органа, а не требующие дополнительной проверки и изучения - безотлагательно, не позднее 15 дней. Сроки ответа на обращения граждан могут быть при необходимости в порядке исключения продлены Председателем представительного органа в случаях проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, но не более чем на один месяц, с обязательным уведомлением заявителей об этом и с занесением нового срока исполнения в учетную карточку. Не допускается отправка ответов на письма граждан без регистрации в канцелярии. Копия ответа остается в материалах переписки канцелярии.

6. Служебные письма

Служебные письма готовятся:

• как ответы о выполнении поручений руководства;
• как исполнение поручений руководства по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции представительного органа;
• как ответы на запросы организаций и частных лиц;
• как инициативные письма.

Срок подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.  Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений. Служебные письма печатаются на стандартных бланках. В реквизит «адресат» входит полный почтовый адрес, название адресата (учреждения или лица, которому он направляется.          Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?", - "о выделении...", "об изменении..." и т.д. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2006 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2006). Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем органа или, по его поручению, первым заместителем руководителя. Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Например: Законодательное собрание Ленинградской области Отдел по работе с представительными органами местного самоуправления Ленинградской области   При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

Например:

Комитет по вопросам государственной службы и местного самоуправления при Губернаторе Ленинградской области Председателю комитета Ю.Г. Марасаеву

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.   Например: Главе муниципального образования Всеволожский район И.В. Самохину   При адресовании документа физическому лицу, указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Например: И.П.Калинину ул.Садовая, д.5, кв.12 пос. Вознесенье Подпорожский район Ленинградская область, 187740 Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (отв. исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам федерального органа исполнительной власти, ими должны быть завизированы. Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правого акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись                                                                   А.С.Иванов 28.10.2000   Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ. Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее согласование. Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово Согласовано, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.
Например: Согласовано Председатель Ю.В. Молчанов ____________________                              _______________________   (личная подпись)                                  (инициалы, фамилия) 10.03.2003   При оформлении письма на двух или более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине  верхнего поля листа арабскими цифрами. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: «Совет депутатов считает...» или «Совет депутатов, рассмотрев Ваше сообщение,  информирует о том, что...». Если письмо написано на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...» Текст письма, как правило, состоит из двух частей.          В первой части излагается причина, обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во  второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

II. Организация документооборота и исполнения документов

7. Приём, обработка и распределение поступающих документов

Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Доставка документов, как правило, осуществляется средствами почтовой и электрической связи.   С помощью почтовой связи доставляются письменная корреспонденция, бандероли, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.            Поступающие документы принимаются,  предварительно рассматриваются, регистрируются, рассматриваются руководством и доставляются исполнителям. Предварительное рассмотрение проводится с целью распределения поступивших документов:  на требующие обязательного рассмотрения руководством;  направляемые непосредственно в структурные подразделения  и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документа и осуществляется канцелярией или соответствующим сотрудником представительного органа.   Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Рассмотренные руководством документы возвращаются в канцелярию, где в контрольную карточку документа вносится содержание резолюции, а документ передаётся на исполнение ответственному за исполнение сотруднику.  Подлинник документа передаётся ответственному исполнителю, а остальным - копии. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично») проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Основой организации документооборота является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Ленинградской области, Законодательного собрания Ленинградской области, решения представительного органа, приказы руководителя по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.    Документы регистрируются в регистрационно-контрольной форме (РКФ) - традиционных или электронных карточках, журналах. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей органа власти, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой. Установлен следующий состав основных реквизитов регистрации: ·        наименование организации (автора или корреспондента); ·        наименование вида документа; ·        дата и регистрационный номер документа; ·        дата и индекс поступления; ·        заголовок к тексту (краткое содержание документа); ·        резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); ·        срок исполнения документа; ·        отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольной формы (далее по тексту - РФК) представлены:

  Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: ·        гриф (пометка) ограничения доступа к документу; ·        внутренняя переадресация документов по исполнителям; ·        код по тематическому классификатору, ключевые слова; ·        количество листов документа; ·        наличие приложений; ·        должностное лицо, поставившее документ на контроль; ·        промежуточные сроки исполнения; ·        перенос сроков исполнения; ·        срок хранения документа; ·        статус документа (проект, версия); ·        вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. При получении дополнительных документов по одному и тому же вопросу от одного автора регистрация производится по номеру предыдущего обращения, и дальнейшее прохождение документа осуществляется с учетом результатов рассмотрения предыдущего рассмотрения. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приёма, регистрируются по тем же правилам, что и письма. Документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Регистрации не подлежат: -         бухгалтерские документы; -         документы материального учета; -         периодические и печатные издания (газеты, журналы, брошюры, книги); -         поздравительные письма, открытки, телеграммы, а также пригласительные билеты; -         рекламные извещения, проспекты; -         формы статистической отчетности, сводки, информации, присланные для сведения. Текст поступившей телефонограммы записывается на специальном бланке или в журнале и оперативно передаётся руководителю, которому она адресована. Служебная информация, принимаемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом и не регистрируется. После записи в журнале факсограмма передается адресату. Факсограмма может быть зарегистрирована после рассмотрения руководителем и наложения соответствующей резолюции.

8. Организация обработки и передачи отправляемых документов

Отправляемые документы передаются почтовой и электрической связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.1997г.           N1239 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N40, ст.4602). Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм,  факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. Телеграммы, составляемые в организации, принимаются к отправке завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.1997 г. N 1108 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 37, ст.4299). Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

9. Порядок прохождения внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в службу, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.    Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной форме.

10. Контроль исполнения документов, организация контроля исполнения

Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль". Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений федерального органа исполнительной власти, контроль исполнения обеспечивает руководитель органа местной власти и по его поручению специальная служба контроля, а в ее отсутствие, канцелярия осуществляет учет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения.       Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.    Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: ·        с конкретной датой исполнения - в указанный срок; ·        без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца; ·        по депутатскому запросу - не позднее, чем через 30 дней со дня получения; ·        по обращениям граждан, требующим дополнительного изучения и проверки - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя,  давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого отрока. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или  - автор документа. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ.    Снятие документа с контроля осуществляет руководитель или по его поручению канцелярия (служащий, отвечающий за этот участок работы), снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.